База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb ” или “.mde ”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET (Join Engine Technology ). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine , которая является альтернативой ядру JET .

После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment ), состоящая из следующих элементов:

· системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access ;

· панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;

· окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;

· панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов ) ;

· окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства ).

Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши . После исполнения команды Справка / Справка: Microsoft Access можно выбрать то или иное действие по поиску необходимых сведений.

Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД . Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД . При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор . Вид его окна показан на рис.29.

Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД ; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать ; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор ; определить в таблице каждое поле.

Окно режима Конструктор состоит из двух частей:

· верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных , Описание;

· нижняя используется для определения Свойств поля.

Рисунок 29 - Окно режима Конструктор при работе с таблицей.

Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля .

Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический , денежный, поле объекта OLE , гиперссылка , тип Мастер подстановок (рис.30).

Рисунок 30 - Используемые типы данных.

С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поля определяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (текстовый , числовой, счетчик ) .

В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.

Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access .

На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).

После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.25). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.

СУБД Access , как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных .

Для анализа эффективности работы БД служат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия , доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис . Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access .

Порядок выполнения работы

2.3.1 Пример использования БД. Для изучения Вы можете обращаться к БД «Борей», как прототипа разработки приложений.

Запустите систему Access: Справка / Примеры базы данных. Откройте базу данных «Борей». Откройте одну из таблиц БД «Борей», например, таблицу «Сотрудники», с помощью команды Открыть окна БД или той же команды контекстного меню. Просмотрите содержимое таблицы с перемещением по записям и полям, переход на запись с определенным номером. Осуществите поиск и замену текста в полях, сортировку записей, просмотр записей с использованием фильтра (щелчок правой кнопкой мыши).

В режиме Конструктор просмотрите типы данных, описания полей и их свойства. Обратите внимание на: поле «Код заказа» (типа Счетчик ), поле «Примечание» (типа MEMO ), поле «Фотография» (объекта OLE ).

2.3.2 Создайте новую базу данных и её таблицы в соответствии с индивидуальным заданием приведенным ниже. Название файла БД должно соответствовать заданию. Для создания всех таблиц используйте режим Конструктор.

2.3.3 В окне свойств для каждой таблицы установите необходимые индексы, а также ключи - с помощью кнопки Ключевое поле инструментальной панели. В индексированных (ключевых) полях в зависимости от типа индекса (ключа) выберите опцию Допускаются совпадения /Совпадения не допускаются. Наличие индекса ускоряет выполнение запросов, а также операции сортировки и группирования данных. Для просмотра и изменения индексов можно использовать кнопку Индексы панели инструментов Конструктор таблиц (рис.31).

Рисунок 31 - Создание ключевого поля и составного индекса

Определение первичного ключа гарантирует, что значения соответствующего набора полей (поля) будут уникальными. В режиме конструктора первичный ключ отмечается с помощью пиктограммы ключа. Если первичный ключ – составной, то все поля, входящие в его состав должны быть отмечены пиктограммой ключа.

2.3.4 Заполните каждую из созданных таблиц в режиме Таблицы не менее 10-20 записей. Увеличение числа записей позволяет повысить возможности изучения функциональных возможностей СУБД. В дальнейшем Вы будете создавать запросы, осуществлять фильтрацию и т.д., поэтому в таблицах Заказы, Заказано предусмотреть повторяющиеся записи: название заказчика, тип, количество, менеджер, дата заказа - это позволит эффективно проводить операции фильтрации, обобщения и поиска.

Изучите операции редактирования, копирования и вставки текста и записей с помощью буфера обмена, а также удаления записей и проверки орфографии в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить, пользуясь командами меню Формат (выбор шрифта, параметров отображения полей, отображение и скрытие столбцов).

2.3.5 Определите связи между таблицами БД . Для задания связей между соответствующими таблицами откройте окно Схема данных , щелкните общее поле в главной таблице и перетащите его к месту расположения общего поля в подчиненной таблице. Если общее поле является первичным ключом в главной таблице, то Access позволяет поддерживать целостность данных (referential integrity ). При этом в открывшемся диалоговом окне Связи можно настроить параметры связи и установить желательный тип обеспечения целостности данных (рис.32). В этом же окне, используя кнопку Объединение, можно задать тип объединения таблиц.

Рисунок 32 - Создание связей

2.3.6 Выполните экспорт таблицы Товар в формат HTML – документа. Используйте для этого команду Файл /Экспорт . Задайте имя файла и тип файла – Документы HTML. Откройте этот файл в браузере, сравните с исходной таблицей (рис.33).

Рисунок 33 - Экспорт таблицы Товар в формат HTML

2.3.7 Изучите средства Access по обеспечению безопасности базы данных и ограничению доступа к ней, основанные на создании учетных записей групп пользователей и установлении прав доступа для них.

По умолчанию в системе имеются две рабочие группы: администраторы (группа Admins ) и пользователи (группа Users ). Создание и удаление учетных записей производится командой Сервис / Защита / Пользователи и группы , изменение прав доступа – командой Сервис / Защита / Разрешения .

Защитить БД от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных должен быть установлен флажок Монопольно , пароль назначается командой Сервис / Защита / Задать пароль данных (рис.34).

Рисунок 34 - Защита БД от несанкционированного доступа

Замечание! Если пароль будет забыт, то базу данных открыть невозможно!

2.3.8 Оформите отчет, проверьте подготовку по контрольным вопросам и защитите работу.

Индивидуальные задания

Создайте сущности (таблицы): Товар, Заказчики, Заказы, Заказано. Их свойства (атрибуты) приведены ниже.

· Изделия (атрибуты: тип , (обязательное поле, тип данных текстовый ), далее не менее 10 атрибутов, например тактовая частота CPU, объем КЭШ-памяти и тд.);

Задания по вариантам на сущность Изделие приведены в таблице 10.

Таблица 10

· Заказчики (атрибуты: код заказчика (тип данных – счетчик ), название, контактное лицо, телефон);

Индексы: код заказчика.

· Заказы (атрибуты: код заказа (тип данных - счетчик ), код заказчика, дата заказа, дата исполнения, сотрудник);

Индексы: код заказа.

· Заказано (атрибуты: код заказа, тип , количество);

Индексы – составной индекс: «код заказа, тип».

Замечание: при заполнении в таблице полей имеющих тип данных дата/время используйте маску ввода (см. приложение 2.7).

Контрольные вопросы

1. Объясните, как создается таблица данных в среде Access ?

2. Перечислите и охарактеризуйте типы данных полей Access .

3. Для чего в БД обеспечивается распределение записей по отдельным таблицам, а не объединяются все сведения в одной большой таблице?

4. Объясните, что означают свойства полей: “маска ввода”, “подпись”, ”формат поля”?

5. Продемонстрировать создание маски ввода.

6. Как осуществляется добавление, удаление и изменение последовательности полей?

7. Как устанавливается ключевое поле и индексы таблицы в Access ?

8. Какие поля можно индексировать? Как можно выполнить просмотр и установку индексов?

9. Объясните смысл понятия «целостность данных». Как обеспечивается контроль целостности данных в Access ?

10. Охарактеризуйте типы связей между таблицами БД. Как связываются таблицы в Access ? Продемонстрируйте установку и удаление связей.

11. Как соединяются таблицы, где первичный ключ имеет тип счетчик с таблицей имеющей аналогичный внешний ключ с таким же именем?

12. Поясните смысл составного ключа, состоящего из двух внешних ключей?

13. Продемонстрируйте просмотр записей с использованием фильтра.

В этой главе даны начальные сведения о системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Вы познакомитесь со следующими вопросами:

• назначение Access;
• создание базы данных и таблицы;
• ввод данных в таблицу, ее редактирование и форматирование;
• связи между таблицами в базе данных.

Access является одной из самых популярных настольных систем управления базами данных (СУБД), которая может работать с текстовыми файлами, с электронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов.

База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

• Access может работать в качестве:
• автономной СУБД для настольных систем;
• СУБД для файлового сервера;
• как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Access 2003 представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.

Access 2003 позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Для интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются быстродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса OLE-DB.

Расширения файлов, используемых в Access

Access хранит все данные в одном файле, несмотря на то, что они могут быть распределены по разным таблицам. Таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением.mdb (Microsoft Access database ). Закрытый формат файлов с расширением.mde позволяет не включать исходный код VBA в распространяемые приложения Access. Файлы,adp (Microsoft Access .project ) обеспечивают подключение к интегрированным хранилищам данных SQL Server 2000 через соединение OLE DB, что позволяет создавать полноценные приложения, имеющие архитектуру клиент/сервер.

По умолчанию в Access используются файлы с расширением.mdb. Этот формат позволяет разработчикам сохранять файлы как *.mde или *.ade. При этом любой код Visual Basic компилируется, и исходный код исключается как из файла базы данных Access (.MDB), так и из файла проекта Access (.ADP), что обеспечивает более надежную защиту.

Запуск Access и завершение работы с программой

Для завершения работы с приложением выберите команду Выход (Exit) в меню Файл (File). Другие варианты запуска программы и завершения работы с ней рассмотрены в главе 1 в разделах "Различные способы запуска приложений Microsoft Office" и "Закрытие документа и выход из программы Microsoft Office".

Сама по себе база данных является хранилищем данных. Для того, чтобы извлечь нужную информацию из базы данных или внести новые сведения необходимо специальное программное обеспечение, которое называется Системой Управления Базами Данных (СУБД).

СУБД представляет собой программу, которая позволяет создать новую базу данных, открыть существующую, просмотреть записи, выбрать необходимую информацию по условию, удалить запись и т. д. Управление производится с помощью меню или специальных команд в командном окне. С помощью специальных средств, предоставляемых СУБД, можно создать свою программу, которая будет автоматически осуществлять определенные операции с конкретной базой данных.

Все СУБД хранят базу данных в файлах своего формата. Чтобы это подчеркнуть, используются специальные расширения файла. Поэтому, база данных, созданная с помощью одной СУБД, может не работать с другой. Далее в таблице приведены расширения файлов, созданных различными СУБД.

Программа Microsoft Access – одна из наиболее распространенных в нашей стране систем управления базами данных (файл базы данных имеет расширение.mdb).

В нашей стране также распространены системы управления базами данных: Visual FoxPro, Clipper, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server. Эти системы имеют англоязычный интерфейс, и одно из основных преимуществ Microsoft Access – это интерфейс с пользователем на русском языке.

Введем основные определения объектов базы данных:

Таблицы – информация в базе данных хранится в виде таблиц (таблица – это совокупность данных, упорядоченных по строкам и столбцам);

Запросы – при помощи запросов можно выбирать нужные данные из таблиц (например, у Вас в таблице хранятся сведения по клиентам за все время работы Вашей фирмы, а Вы хотите отобрать новых клиентов за последние два месяца, то можно на основе таблицы клиенты построить нужный запрос);

Формы – позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в удобном для восприятия виде;

Отчеты – предназначены для распечатки данных, содержащихся в таблицах и запросах в красиво оформленном виде;

Макросы и модули – программы на языке Visual Basic for Application позволяющие автоматизировать повторяющиеся операции.

Элементы управления – это объекты, предназначенные для отображения или управления данными в формах или отчетах (например элемент «поле» в форме или отчете может отображать строку из таблицы, кнопка «Новая запись» добавляет новую строку в таблицу). Некоторые элементы управления предназначены для оформления – это различные линии и надписи.

Почти для каждого объекта в Access существуют «Мастера», которые на основе готовых шаблонов (заготовок) создают нужный элемент. Использование «Мастеров» существенно сокращает срок разработки базы данных и освобождает пользователя от рутинной работы. Однако объект, созданный с помощью «Мастера» редко удовлетворяет пользователя, и его приходится дорабатывать «вручную».

В этом пособии мы не будем подробно рассматривать работу с «Мастерами», поскольку они имеют интуитивно понятный пользователю интерфейс и просты в использовании.

Для запуска Access необходимо выполнить Пуск → Программы → Microsoft Access.

После запуска Access на экране появляется диалоговое окно, с помощью которого можно создать новую базу, запустить «Мастер» или открыть уже существующую.

Для создания новой базы данных необходимо:

Выделить пункт «Новая база данных » → OK ;

Указать папку, в которой Вы хотите создать БД (базу данных) и имя файла.

Создание новой базы данных с помощью «Мастера»

Если при запуске Access Вы выберете пункт «Мастера, страницы и проекты баз данных», то появляется список шаблонов. Далее необходимо:

Выбрать подходящий Вам шаблон → OK ;

Отвечать на вопросы «Мастера», нажимая после каждого кнопку Далее , а на последний – Готово .

Открытие базы данных

Если у Вас уже имеется база данных, необходимо выбрать пункт «Открыть базу данных », указать папку, в которой она хранится, и нажмите OK .

После создания или открытия базы данных на экране Access появляется окно базы дынных.

Для выхода из Access необходимо выбрать Файл → Выход или нажать Alt+F4 .

Работа с таблицами

Таблицы – основа любой БД. Именно в таблицах хранится информация. Все остальные элементы БД предназначены для работы с этой информацией. В БД столбцы таблицы – поля, строки – записи, ячейки – поля записей.

После создания БД нужно определить, какие данные мы хотим хранить, в каких таблицах они будут храниться, какой тип данных использовать для того или иного поля.

При создании таблицы нужно не забывать, что мы не вносим данные в таблицу, а только задаем поля (столбцы) и типы данных для столбцов (определяем, какая информация может содержаться в поле – только текст, только цифры, и т.д.).

Создать таблицу можно несколькими способами:

Путем ввода данных,

С помощью мастера,

В режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора:

В окне БД выберите вкладку Таблицы → «Создание таблицы в режиме конструктора»;

В «Конструкторе» укажите Имена полей (заголовков столбцов), выберите Тип данных для каждого поля, укажите свойства полей;

Если при задании полей таблицы Вы не задали ключевые поля, то при первом сохранении таблицы выводится приглашение задать их.

Окно таблицы в режиме конструктора:

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Имя поля может содержать буквы, цифры и пробелы.

Тип данных позволяет наложить ограничения на вводимые данные. Выбирая тип данных какого-либо поля, Вы сообщаете Access, какого вида данные Вы хотите хранить в этом поле.

Типы данных в Access

Тип данных	Может содержать	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текстовых и числовых значений, например, адреса.	До 255 символов
Поле MEMO	Длинный текст, например, примечания или описания	До 64 000 символов
Числовой	Числовые данные. Конкретный числовой тип определяется значением свойства «Размер поля».	Байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой.
Дата / время	Значения даты или времени	8 байт
Денежный	Денежные значения. Тип "Денежный" позволяет проводить вычисления без округления значений.	8 байт
Счетчик	Уникальные последовательные (с шагом 1) или случайные номера, автоматически вставляемые при добавлении записи.	4 байт
Логический	Поля, которые могут иметь только одно значение из двух, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.	1 бит (8 бит=1байт)
Поле объекта OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, фотографии, рисунки, звукозапись или другие данные), созданные в других приложениях.	До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).
Мастер подстановок	Значения из полей другой таблицы или из заданного списка	-

Свойства поля видны в режиме конструктора таблицы, в нижней его части (см. рис. выше). Они служат для ограничения диапазона вводимых в таблицу данных. Например, для числового поля можно указать будет ли оно "целым числом" или "С плавающей точкой" (вещественным). Для текстового - сколько символов можно ввести в это поле.

Свойства полей

Свойство поля	Назначение
Размер поля	Изменяет размер текстового поля или определяет диапазон допустимых значений для числового поля.
Формат поля	Отображает даты и числа в указанном формате, например используется числовой или денежный формат.
Число десятичных знаков	Отображает указанное число знаков после десятичного разделителя, если используется числовой или денежный формат.
Маска ввода	Отображает постоянные символы в поле, чтобы их не надо было вводить, и проверяет, что введенное значение подходит к маске.
Подпись поля	Позволяет указать подпись, которая будет отображаться в заголовке столбца при вводе данных в таблицу.
Значение по умолчанию	Автоматически вводит указанное значение во все новые записи.
Условие на значение	Позволяет указать, каким условиям должны удовлетворять значения, которые можно вводить в данное поле.
Сообщение об ошибке	Можно ввести текст сообщения, который будет отображаться при вводе неправильных значений (например, на поле наложено ограничение, что оно может содержать только числа, а мы ввели текст, тогда появится сообщение об ошибке).
Обязательное поле	Позволяет указать, что данное поле обязано содержать значение.
Пустые строки	Разрешает хранение пустых строк в текстовых и МЕМО - полях.
Индексированное поле	Ускоряет выполнение поиска в полях, в которых он часто используется.

Самой частой причиной проблем с раскрытием файла ACCESS является просто отсутствие соответствующих приложений, установленных на Вашем компьютере. В таком случае достаточно найти, скачать и установить приложение, обслуживающее файлы в формате ACCESS - такие программы доступны ниже.

Поисковая система

Введите расширение файла

Помощь

Подсказка

Необходимо учесть, что некоторые закодированные данные из файлов, которые наш компьютер не читает, иногда можно просмотреть в Блокноте. Таким образом мы прочитаем фрагменты текста или числа - Стоит проверить, действует ли этот метод также в случае файлов ACCESS.

Что сделать, если приложение со списка уже было установлено?

Часто установленное приложение должно автоматически связаться с файлом ACCESS. Если это не произошло, то файл ACCESS успешно можно связать вручную с ново установленным приложением. Достаточно нажать правой кнопкой мышки на файл ACCESS, а затем среди доступных выбрать опцию "Выбрать программу по умолчанию". Затем необходимо выбрать опцию "Просмотреть" и отыскать избранное приложение. Введенные изменения необходимо утвердить с помощью опции "OK".

Программы, открывающие файл ACCESS

Windows

Почему я не могу открыть файл ACCESS?

Проблемы с файлами ACCESS могут иметь также другую почву. Иногда даже установление на компьютере программного обеспечения, обслуживающего файлы ACCESS не решит проблему. Причиной невозможности открытия, а также работы с файлом ACCESS может быть также:

Несоответственные связи файла ACCESS в записях реестра
- повреждение файла ACCESS, который мы открываем
- инфицирование файла ACCESS (вирусы)
- слишком маленький ресурс компьютера
- неактуальные драйверы
- устранение расширения ACCESS из реестра системы Windows
- незавершенная установка программы, обслуживающей расширение ACCESS

Устранение этих проблем должно привести к свободному открытию и работе с файлами ACCESS. В случае, если компьютер по-прежнему имеет проблемы с файлами, необходимо воспользоваться помощью эксперта, который установит точную причину.

Мой компьютер не показывает расширений файлов, что сделать?

В стандартных установках системы Windows пользователь компьютера не видит расширения файлов ACCESS. Это успешно можно изменить в настройках. Достаточно войти в "Панель управления" и выбрать "Вид и персонализация". Затем необходимо войти в "Опции папок", и открыть "Вид". В закладке "Вид" находится опция "Укрыть расширения известных типов файлов" - необходимо выбрать эту опцию и подтвердить операцию нажатием кнопки "OK". В этот момент расширения всех файлов, в том числе ACCESS должны появится сортированные по названию файла.

Если для решения ваших задач использовать шаблон не имеет смысла, можно создать базу данных с нуля. Поскольку Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле, прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.

Для создания файла новой пустой базы данных щелкните в области создания базы данных стартового окна Access на элементе Новая база данных (Blank Database).

Выбор варианта Новая база данных (Blank database) или Пустая веб-база данных (Blank web database) определяет функции, доступные для работы с базой данных. Базы данных для настольных компьютеров нельзя опубликовать в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые функции баз данных для на-стольных компьютеров, например итоговые запросы.

Справа, в области Новая база данных (Blank database), введите имя файла в поле Имя файла (File Name), например Поставка товаров.accdb.

Задавая имя файла базы данных, следует иметь в виду, что оно не должно содержать символов: \ / : * ? » < > |, а его предельная длина составляет 215 символов, включая пробелы.

Под именем отображается имя папки, в которой по умолчанию сохранится файл базы данных. Если надо сохранить файл в другой папке, щелкните на значке Поиск расположения для размещения базы данных (Browse for a location to put your database) (справа от имени файла базы данных) и в окне Файл новой базы данных (File New Database) откройте нужную папку.

ЗАМЕЧАНИЕ
Для изменения используемой по умолчанию папки для файлов новых баз данных Мои документы (My Documents) на вкладке Файл (File) выполните команду Параметры Общие (General) в разделе Создание баз данных (Creating databases) в поле Рабочий каталог (Default database folder), используя кнопку Обзор (Browse), выберите путь к папке, в которой предполагается хранить новые базы данных.

В окне Файл новой базы данных (File New Database) в поле Тип файла (Save as type) выберите формат создаваемой базы данных. По умолчанию формат файла имеет значение Базы данных Microsoft Office Access 2007 (*.accdb) (Microsoft Access 2007 Databases). В Access 2010 сохранился формат базы данных Access 2007. Базы данных в формате Access 2007 сохраняются в файлах с расширением accdb. В предыдущих версиях базы данных сохранялись в файлах с расширением mdb.

ЗАМЕЧАНИЕ
Для изменения формата выбираемого для новой базы данных по умолчанию на вкладке Файл (File) выполните команду Параметры (Options) и в появившемся диалоговом окне на вкладке Общие (General) в разделе Создание баз данных (Creating databases) в поле Формат файла по умолчанию для пустой базы данных (Default file format for Blank Database) выберите нужный формат.

Закончив выбор в окне Файл новой базы данных (File New Database), щелчком по кнопке Создать (Create) завершите процесс создания пустого файла новой базы данных. В результате открывается окно созданной базы данных с пустой таблицей с именем Таблица1 (Table1) в режиме таблицы. Курсор находится в первой пустой ячейке столбца Щелкните для добавления (Click to Add). Теперь можно приступить к созданию этой таблицы и других объектов новой оригинальной базы данных.

При создании нового файла базы данных может быть выбран формат, предназначенный для работы с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Последний формат называется Microsoft Access Проекты (*.adp). Проект предназначен для разработки объектов, составляющих приложение пользователя. Сама база данных, хотя и может разрабатываться в среде проекта, сохраняется на сервере и имеет соответствующий формат. Проекты сохраняются в файлах с расширением adp.

При создании проекта возможно подключение к существующей на сервере базе данных или создание новой базы данных на сервере.

И у нас видео на эту тему:

Мы узнаем как создать таблицы в базах данных MS Access 2010.