Снабжение офиса расходными материалами является одной из важнейших задач, стоящих перед руководством фирмы. Успешная работа компании косвенно зависит от того, насколько хорошо она обеспечена всеми необходимыми для комфортной работы инструментами.

Поставки разнообразных ресурсов – это важная статья расходов, которой стоит уделить пристальное внимание. Любой начальник хочет тратить деньги с умом и не желает переплачивать, спуская огромные средства не бесполезные для офисной жизни вещи.

Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда какая-нибудь тетя Параша, которая по вечерам убирает пустые кабинеты, транжирит моющее средство – оно просто исчезает. Наверняка, она просто уносит пару бутылочек домой. И вам оплачивать чистоту Парашиной квартиры незачем.

Поэтому необходимо оптимизировать затраты, связанные с жизнеобеспечением офиса, и исключить подобные злоупотребления. Давайте рассмотрим несколько простых советов, помогающих совладать с этими проблемами.

Совет №1. Контролируйте существенное, а остальное – по мере необходимости

Незачем распаляться и тратить драгоценные силы на совершенно не важные вещи. Контролировать все невозможно. Поэтому стоит уделять внимание лишь действительно существенными пунктам расходов.

Во многих экономических расчетах чудесно работает принцип Паретто. Вы наверняка с ним знакомы. Он гласит, что 80% всех наших затрат уходит лишь на 20% приобретаемых ресурсов, которые и являются важными для функционирования офиса.

Поэтому все последующие советы будут касаться в первую очередь существенных расходных материалов, которые разметаются, как горячие пирожки на распродаже, и тянут из вашего бюджета огромные деньги.

Совет №2. Выбирайте ресурсы с умом

Как офис-менеджеры обычно подходят к вопросу закупок? Правильно, они выбирают в прайсах поставщиков самые дешевые позиции. Желание сэкономить деньги компании похвально. Правда, чаще всего такая инициатива исходит от начальства, которое строго рекомендует беречь деньги.

И это неправильно! Потому что, выбирая минимальную цену, мы игнорируем качество поставляемых материалов. Практика показывает, что дешевые ресурсы расходуются быстрее, а значит и покупаются чаще, т.е. экономия получается поддельной.

Простой пример. Жидкое мыло водянистой консистенции рассчитано на 200 умываний. В то же время аналогичное количество густого мыла, которое стоит всего на 25% дороже, хватает уже на 400 умываний. Теперь ответьте сами, какое из них выгоднее покупать?

Совет №3. Поставщиков не должно быть много

Еще одна неуклюжая попытка сэкономить – увеличение числа закупочных операций. Часто бывает, что у одного поставщика выгодные расценки на одну категорию товаров, а у второго – на другую. И вот опять начинается гонка за сомнительной выгодой.

Воду и моющие средства мы берем у одной фирмы, бумажные полотенца – у другой, канцтовары оптом – у третей. Вместе с этим увеличивается количество документов строгой отчетности у бухгалтеров, офис-менеджеры тратят больше сил на общение с поставщиками.

В результате такой «оптимизации» вы получаете головную боль, распыляете внимание персонала на множество мелочей. Контроль ослабевает, а многочисленные поставщики начинают хитрить и обманывать. Поэтому выберите несколько не слишком «дешевых», зато надежных партнеров.

Совет №4. Установите нормы потребления

Непопулярное, но необходимое решение, если вы твердо намерены исключить лишние траты. Никто не советует вам, например, повестить около уборной отпускные нормативы по туалетной бумаге и жидкому мылу на одного сотрудника, нет.

Просто в течение недели (обычно требуется именно такой срок) вам опытным путем предстоит проверить, на что уходят расходные материалы, сколько их требуется, и кто из сотрудников использует их сверх меры.

В результате, опираясь на количественные характеристики потребностей офиса, вы сможете планировать расходы, закупать строго необходимое количество материалов, контролировать их потребление и предотвращать воровство.

Только не впадайте в крайности! Установить нормы потребления – это не значит его ограничить. Сотрудники должны получать столько «расходников», сколько им необходимо для труда и комфортной работы. Ни больше, ни меньше.

Совет №5. Используйте специальные технические средства

Аренда офиса, если в договоре не прописано иное, обычно предполагает передачу руководству компании абсолютно пустых помещений – без инфраструктуры, мебели и компьютеров. Всю технику, ресурсы для работы начальство приобретает самостоятельно.

Обычно на технические устройства, которые сопряжены с расходуемыми материалами, никто не обращает внимания. Тем не менее, их установка является самым лучшим способом дозирования и контроля норм потребления.

Даже самый простой дозатор, установленный на флакон с жидким мылом, исключает быстрое расходование. Без ограничителя сотрудники, скорее всего, при умывании будут щедро лить жидкость на руки. А при его наличии никто не станет нажимать на дозатор дважды или трижды.

Заключение

Как показывают расчеты, грамотная экономия на расходных материалах позволяет средней компании за год сохранить сумму, которой хватило бы на ежемесячные командировки двух сотрудников в экзотическую страну.

Наши советы предполагают не просто внимательную работу с цифрами и расчетами, но и воспитание людей. Прививайте сотрудникам бережливость, учите их осознанно пользоваться ресурсами, и тогда одной головой болью на повестке дня станет меньше.

Работаю офис-менеджером в одном из офисов крупной компании. Очень удивляют часто попадающиеся в сети (в том числе на этом сайте) выплески негодования других офисных «хозяек» на тему «я вам что тут, и швец, и жнец»? Если ты не секретарь, а именно офис-менеджер, то вообще-то да. В небольших фирмах функции секретаря и офис-менеджера действительно часто выполняет один человек, поэтому бытует мнение, что офис-менеджер - это такое модное наименование той же секретутки. На самом деле разница есть, и разница эта принципиальна. Секретарь работает непосредственно с руководителем. Планирование рабочего дня, встреч и поездок, бронирование билетов и гостиниц, чай-кофе, встреча посетителей - кроме того, секретарь зачастую сопровождает своего руководителя в командировках.

Для офис-менеджера же отлучаться из офиса даже на лишние пару часов - абсурд. Собственно, если секретарь фокусируется на одном человеке, то зона ответственности офис-менеджера - весь коллектив. «Обеспечение жизнедеятельности офиса» - фраза, часто мелькающая в текстах вакансий - вовсе не пустой звук. Нормальное функционирование буквально всего, что окружает драгоценных коллег - наша прямая обязанность, поэтому да, если кто-то не может разобраться, как пользоваться принтером, то это твои проблемы, а если ты не заказала вовремя воду и печенье, то это твоя вина. Да, печенье оплачивает компания. Она же платит тебе зарплату, чтобы ты следила за запасами вкусняшек на кухне, а не хамила голодным коллегам. Офис-менеджер - это руководящая должность, в его подчинении находятся водители, курьеры, уборщицы, в некоторых компаниях даже системный администратор. Плохо работает вентиляция, в окно залетел голубь, сломался принтер? Почему этими проблемами должен заниматься кто-то другой? Лично я не вижу ничего зазорного в том, чтобы протереть пол, если вдруг кто-то наследил, а уборщица уже ушла, или сбегать в магазин за сахаром, если опаздывает доставка.

Но нерациональные требования, конечно, тоже бывают и очень, очень задалбывают.

Я уже десятки раз пожалела о том, что в момент устройства на работу похвасталась знанием двух европейских языков.

Позвони в Гонконг и узнай, как мне открыть счёт в их банке.

Свяжись с бразильскими логистами и выясни, на каких условиях они согласны работать… С какими бразильскими логистами? Как с какими? Ну, найди в Гугле каких-нибудь, что ты такая беспомощная!

А переведи мне вот десять страниц техдокументации, только срочно.

Ребят, услуги переводчика в мои обязанности уж никак не входят.

Н., почему ты уже две недели не возвращаешь мне подписанный договор?

Ну, я даже не знаю. Наверное, потому что вы кинули его в кучу бумаг на моем столе без каких-либо идентификационных признаков? Вас в офисе двадцать человек, из которых подписывать свои бумажки умеют трое. Я не телепат. Я вам регулярно заказываю красивые разноцветные стикеры специально для этой цели, но вы их почему-то усиленно экономите.

Дедлайны. Классика. Весь месяц можно не шевелиться, чтобы в последний день отчётного периода завалить офис-менеджера килограммами бумаги, которую нужно отправить срочно, вот прям сейчас. Если курьер в итоге простоял на почте с этим добром до десяти вечера и всё равно отправил не всё, то виноват либо он, либо офис-менеджер, потому что беленький няшный бухгалтер постарался и сдал отчёт аж за полдня до крайнего срока.

Добил коллега, который три дня кряду дёргал меня с просьбой помочь структурировать архив. На такую масштабную помощь времени у меня не было, поэтому я отмахивалась, пока сегодня не выяснилось, что несчастному надо было всего-то напечатать этикетку и наклеить её на новую папку. Три дня мальчик маялся и играл на планшете, ожидая, когда же у меня появится время сделать это тяжёлое дело за него.

Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:

ü электронные (персональный компьютер);

ü коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);

ü печатающие (печатная машинка, принтер);

ü множительные (копировальный аппарат, сканер);

ü презентационные (multi-media проектор);

ü многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).

Основными группами средств оргтехники являются:

1. Копирование и оперативное размножение документов :

· фотографическое копирование (самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа-оригинала. Обеспечивает высокое качество и точность копирования, но требует дорогих расходных материалов);

· ксерография (является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.);

· термография (самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу);

· Светокопирование (применяется для копирования большеформатной чертежно-технической документации); цифровое копирование и др.)

· Электронно-графическое копирование (оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии);

· средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография).

2. Составление и изготовление текстовых документов: ПК; ПМ; Диктофонная техника.

3. Обработка документов:

· адресовальные машины (широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов);

· Штемпелевальные устройства (нуменаторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т.д.

· маркированные машины (вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны);

· ламинаторы (машины для защиты документов от влаги, пыли, масла, небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню, визитки, технические талоны и многие другие документы).

· Брошюровальные (устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок);

· Степлеры (выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками. Степлеры работают с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручными и электрическими. Ограничением толщины скрепляемой стопки листов являются используемые скрепки);

· переплетное оборудование (выполняют скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами; скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом);

· машины для уничтожения документов (все производимые в настоящее время уничтожители бумаг различаются по видам резки документов, своими размерами, скоростью резки и производительностью, отсутствием или наличием бункера для измельченных документов, его емкостью, шириной щели для разрезаемых листов бумаги);

· Фальцевальные машины (устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их);

· Листоподборочные машины (автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.д.);

· Листоукладочные машины (вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг);

· Пачковязальные машины (служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.)

· Бумагорезательное оборудование (предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр).

4. Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др.

5. Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная; Глобальная информационная сеть Интернет; Сотовые системы связи; Персональная спутниковая связь; Видеоконференции (по видеотелефону).

6. Презентационные средства:

· проекционный аппарат (портативный и стационарный) позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидкокристаллической панели.

· Видеоролик (это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть более 5-10 минут, чтобы: во-первых, не утомлять зрителя, во-вторых, впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра, и нет смысла тратить дальнейшее время.

· Мультимедиапроектор (является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями.

Что подразумевается под оргтехникой для офиса и для чего она нужна

Мультимедиапроектор способен выводить информацию как с компьютера, так и с видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point).

Общие требования безопасности при работе с оргтехникой:

Строго запрещается : -трогать руками разъемы соединительных кабелей; -прикасаться к питающим проводам;-прикасаться к экрану и тыльной стороне монитора, клавиатуры; -вскрывать корпус системного блока; переподключать внешние устройства в случае их неисправности с одного компьютера на другой; — класть диски, книги, тетради на монитор, системный блок, клавиатуру, принтер и другие устройства; -работать во влажной одежде и влажными руками; -употреблять пищу и напитки за компьютерным столом.

Необходимо: -бережно обращаться с техникой; -соблюдать правила личной гигиены при работе с техникой и содержать в чистоте рабочее место.

Санитарное состояние: -строго необходимо следить за чистотой монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и оргтехники; -для поддержания чистоты необходимо протирать системный блок, монитор, мышку и клавиатуру (спиртовым раствором); -для предупреждения нарушения зрения необходимо содержать в чистоте экран монитора, протирая его специальными салфетками или сухой тканевой салфеткой.

Требования охраны труда в аварийных ситуациях: В случае появления неисправности в работе прибора следует выключить его. При плохом самочувствии, появлении головной боли, головокружения и пр. прекратить работу. При поражении электрическим током немедленно отключить видеотерминалы, оказать первую помощь пострадавшему.

Воспользуйтесь поиском по сайту:

Ключевые навыки успешного офис-менеджера

Дата не установлена.

Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий

Целевая аудитория

тренинг предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.

Цель

— Получить теоретические знания в области менеджмента организации
— Получить представление о закупочной деятельности
— Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса
— Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями
— Приобрести навыки планирования
— Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность

Результат

Результат для участников:
— сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации
— получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования
— получены теоретические знания в области менеджмента организации

Результат для компании:
— офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций
— снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации
— снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий
— офис-менеджер правильно организует офисное пространство
— офис-менеджер грамотно организует документооборот компании

Программа

1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.

Оргтехника: что к ней относится

2. Что должен знать Офис-менеджер:

• материальные и нематериальные активы предприятия;
• основные средства и материалы;
• виды хозяйственных операций;
• принципы проведения тендеров;
• основы бюджетирования.

3. Организация офисного переезда:

• поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);
• проведение переговоров с владельцем/арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)
• подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);
• заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);
• разработка детального дизайн-проекта;
• проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.
• работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;
• согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;
• подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);
• переезд в новый офис;
• окончание проекта.

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;
• осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;
• организация уборочных работ;
• организация деловых поездок;
• организация работы автопарка;
• организация работы ресепшн и секретарей;
• организация курьерской доставки;
• участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);
• организация питания сотрудников;
• офисная аптечка.

5. Документооборот Компании:

• регистрация корреспонденции;
• работа с организационно-распорядительными документами;
• разработка и внедрение политик и процедур;
• кадровое делопроизводство.

6. Организация корпоративных мероприятий:

• разработка концепции;
• выбор провайдера;
• выбор площадки;
• согласование плана мероприятия с линейными руководителями;
• получение обратной связи от сотрудников Компании.

Мы будем рады видеть Вас на тренинге!

Дополнительная информация

Участники обеспечиваются питанием (кофе-паузы, обед) и методическими материалами.
Каждому участнику выдается именной сертификат.

Место проведения

Россия, Москва, Наши мероприятия проходят в современных и комфортабельных отелях и бизнес центрах

Зарегистрироваться

Почти все бытовые приборы создают электромагнитные поля. Электромагнитные поля невидимы, но окружают нас повсюду — дома, на работе, в транспорте.

Влияние ЭЛЕКТРОМАГНИТНЫХ ПОЛЕЙ на здоровье человека

Технологический бум последних двух десятков лет привёл к тому, что сегодня мы живём в сплошном электромагнитном поле.

Каково же влияние электромагнитного поля на здоровье человека?

При определённой интенсивности поля промышленной частоты 50 Гц (его, к примеру, генерируют холодильники с системой «No frost» или работающие СВЧ-печи) воздействие прибора на человека становится сходным с воздействием слабого канцерогена. «Достоверно установлено, что любое поле вызывает отклик в нашем организме, — говорит Олег Григорьев, директор Центра электромагнитной безопасности. — Наиболее чувствительные — нервная, иммунная, эндокринная и половая системы. Первые тревожные признаки — утомляемость, раздражительность, нарушения сна, памяти и внимания. При продолжительном воздействии электромагнитного поля защитные ресурсы организма начинают истощаться быстрее».

За рубежом давно признали актуальность проблемы. В научных лабораториях проводят подробные исследования. Так, итальянские учёные открыли, что электромагнитные поля могут вызывать бесплодие . К слову, именно на детородной функции как женщин, так и мужчин влияние электромагнитных полей отражается наиболее сильно.

В США установили, что электромагнитные поля негативно воздействует на мозг : существует прямая зависимость между развитием злокачественных образований и определёнными профессиями. Среди тех, кто постоянно работает с видеодисплейными терминалами, радиотелефонами и радиопередатчиками, число поражённых раком мозга больше. В группу риска, например, попали американские полицейские, вынужденные постоянно пользоваться радиопередатчиками.

Шведские учёные выяснили, что у беременных женщин, работающих на компьютере, в 1,5 раза чаще происходят выкидыши и в 2,5 раза выше риск рождения детей с врождёнными нарушениями центральной нервной системы. В этой стране вообще рекомендован гигиенический норматив интенсивности электромагнитного поля, равный 0,2 мкТл (микротеслы). Для сравнения: в батарее сотового телефона ЭМП может достигать 6 мкТл (в 30 раз выше), в троллейбусах и трамваях — 250 мкТл (в 1250 раз выше), в вагоне метро — 450 мкТл (в 2250 раз выше).

«Важны многие параметры — интенсивность поля, продолжительность излучения, сочетание частот и пр., — продолжает О. Григорьев. — Скажем, на пассажиров метро ЭМП оказывает разовое воздействие, а машинисты подвержены ему постоянно.

Офисная техника

Особенно мощный импульс излучается при разгоне и торможении поезда. В группе риска и сотрудники мелких кафе, которые вынуждены крутиться на пятачке возле аэро­гриля и микроволновок».

Особое беспокойство вызывает распространение беспроводной связи (Wi-Fi), генерирующей пульсирующее электромагнитное излучение.

Эта технология беспроводного доступа в интернет может нанести вред формирующейся центральной нервной системе ребенка, считают эксперты
Специалисты из Всемирной организации здравоохранения рекомендуют воздержаться от использования системы беспроводного доступа в интернет через Wi-Fi в учебных заведениях для детей.

По мнению медиков, она, как и другие системы широкополосного беспроводного доступа в сеть, отрицательно влияет на развитие центральной нервной системы детей. Причиной этому является электромагнитное излучение, которое может создать дополнительную нагрузку на организм ребенка.

ВОЗ отмечает, что пока располагает недостаточным объемом данных, позволяющих делать однозначные выводы о вреде Wi-Fi для детского организма. Поэтому организация относит использование этой системы, как и мобильников, к факторам недоказанного риска.

В 2010 году ученые из Нидерландов выяснили, что излучение Wi-Fi заставляет деревья «болеть» и сбрасывать часть листьев.

Один из авторов исследования, ученый-инженер Алистер Филипс, заявил тогда о возможной опасности для людей Wi-Fi и радиоволн. По его данным, пульсирующий сигнал Wi-Fi может быть даже вреднее для человеческого организма, чем стабильные разновидности радиоволн.

По мнению Филипса, облучение может сказаться на способности молодых людей быть отцами. Особенно это касается тех мужчин, которые любят держать ноутбуки на коленях, отметил ученый. Также Wi-Fi пагубно отражается на способности человека соображать, то есть, оказывает непосредственное влияние на мозг и способность мыслить, подчеркнул специалист.

Итак, подведем итоги.

Первые симптомы воздействия электромагнитного поля:

• утомляемость,
• раздражительность,
• нарушения сна,
• нарушения памяти и внимания.

Продолжительное влияние электромагнитных полей может вызвать:

• мигрень,
• бесплодие (у мужчин и у женщин),
• проблемы при беременности — выкидыши,
• поражения центральной нервной системы у детей,
• рак мозга.

Как уменьшить влияние электромагнитных полей?

1. Соблюдайте безопасные расстояния — не стойте у работающей СВЧ-печи, не спите у роутера wi-fi.
2. Выключайте роутера wi-fi, когда не пользуетесь интернетом.
3. Правильно располагайте в квартире мебель и электроприборы. Не размещайте кровать у стенки, если за ней находится холодильник, компьютер или телевизор.
4. Даже несущие стены не служат преградой для низкочастотного ЭМП, а потому при расстановке мебели имеет смысл заглянуть и к соседям. Вдруг за спинкой вашего любимого кресла, где вы проводите по несколько часов каждый вечер, стоит чужая электроплита?
5. Не держите ноутбуки на коленях.
6. Сократите время разговоров по мобильным телефонам. Находясь дома, старайтесь пользоваться стационарным аппаратом.

В статье использованы материалы сайта http://www.aif.ru.

Мало собрать компанию профессионалов, найти удобное помещение под офис, наладить контакты с клиентами. Работоспособность его надо постоянно поддерживать. Обеспечение деятельности офиса – это кропотливая и многогранная работа.

Из статьи вы узнаете:

Работающий офис – как отдельный сложный организм. Все происходящие в нем процессы, которые напрямую не связаны с выполнением функциональных обязанностей сотрудников, нельзя пускать на самотек. Слаженно работающий офис – это не только залог прибыльности бизнеса, но и гарантия того, что сотрудники будут чувствовать себя комфортно, удобно, не будут отвлекаться на выполнение работы, не имеющей отношения к бизнес-процессам. А комфорт сотрудников напрямую связан с их мотивацией, отдачей, заинтересованностью в работе. Вот в чем важность организации работы офиса.

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Проблема в том, что в понятие «обеспечение работы офиса» вкладываются зачастую разные функциональные обязанности. В одной организации задачами является закупка канцтоваров и прием посетителей, в другом, особенно если речь идет о крупном юридическом лице, - это будет огромный набор разных требований. Причем настолько разных, что специалист, занимающийся организацией работы офиса, является специально обученным сотрудником.

Крупные компании, как правило, принимают на работу отдельного сотрудника, на которого возлагаются функции «хозяйки офиса». Занятий у такого сотрудника превеликое множество, поэтому в таких компаниях этот функционал редко объединяют с секретарской должностью .

Такой сотрудник курирует разноплановые задачи – как текущие (регулярные заказы канцтоваров, хозяйственных товаров, оплату счетов организаций по снабжению коммунальными услугами и др), так и внезапно возникшие - вызов бригады в случае аварии, координация персонала при возникновении нештатных ситуаций. Как говорится, такой сотрудник «и швец, и жнец, и на дуде игрец».

Читайте также:

• Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании
• Секретарю, помощнику, офис-менеджеру: способы перезагрузки
• Расстановка приоритетов для секретаря и офис-менеджера

Хозяйственное обеспечение офиса

Организация обеспечения офиса включает в себя один из главных пластов – наличие всего необходимого в офисе в его хозяйстве. Сюда входит:

1. закупка чая, кофе, «печенек», одноразовой посуды, воды и всего, что принято в конкретном офисе иметь для удобства сотрудников для кофе-брейков;
2. проверка наличия всей бытовой химии для уборки офиса и поддержания его чистоты;
3. обеспечение помещений всеми гигиеническими средствами;
4. закупка канцелярских товаров, распределение их между сотрудниками;
5. заказ визиток, брошюр, корпоративных товаров;
6. решение вопросов питания сотрудников;
7. работа со спец. одеждой, униформой, бейджами и т.д.;
8. организация пространства для приема посетителей и другие функции.

Обеспечение жизнедеятельности офиса предполагает в первую очередь решение вышеуказанных задач, именно эта категория вопросов относится к хозяйственному обеспечению.

Техническое обеспечение офиса

Пожалуй, эта сторона организации работы наиболее приближена к бизнес-процессам. Сюда входит такой функционал:

1. закупка офисной техники;
2. отслеживание ее работы (гарантийные сроки, наличие комплектующих деталей);
3. обеспечение расходными материалами;
4. уход и поддержание работоспособности иных технических устройств – систем кондиционирования, очистки воды, телефонных аппаратов, специальной техники (например, банковской);
5. работа с организациями коммунального хозяйства (поверка, замена счетчиков, снятие показаний, передача информации для проведения расчетов, получение счетов);
6. работа с контрагентами по регулярному обслуживанию техники и различных систем (пожаротушения, кондиционирования, вентиляции и др.);
7. решение оперативных задач, например, очистка крыльца офиса от наледи, организация удобства клиенткой зоны.

Разумеется, перечислены лишь наиболее типичные задачи, которые ложатся на плечи организатора офиса, а конкретные обязанности такого сотрудника прописываются в его должностной инструкции применительно к каждой конкретной фирме.

Комплексное обеспечение офиса

В зависимости от задач конкретной компании организация работы офиса может ограничиваться лишь хозяйственным обеспечением, либо сочетать хозяйственное и техническое, а может быть комплексным – т.е. включать еще ряд разнообразных обязанностей. Например:

хранение, сопровождение договоров, связанных с жизнедеятельностью офиса;

организация получения сотрудниками периодических изданий и профессиональной литературы;

работа с курьерами, водителями, уборщицами, охранниками и иным персоналом;

организация командировок руководителя и сотрудников (заказ отелей, билетов, обеспечение всем необходимым);

работа над корпоративными мероприятиями;

поздравление контрагентов и клиентов компании;

составление графика работы подчиненных сотрудников.

Как видим, комплексное обеспечение офиса – наиболее расширенный набор обязанностей, сотрудник для этой работы должен обладать огромной стрессоустойчивостью , навыками общения, специальными знаниями и умениями, способностью работать в режиме многозадачности, с большими объемами информации.

Организация обеспечения офиса

Как же организовать решение всех этих задач? Компании подходят по-разному к данному вопросу. Одни обходятся должностью секретаря, возлагая на него хозяйственное обеспечение офиса (если режим работы и количество сотрудников позволяют совмещать выполнение данных задач). Техническое обеспечение офиса при этом передается в отделы информационных технологий или отделы снабжения.

Если речь идет о комплексной организации работы компании, то такая должность в настоящее время называется «офис-менеджер». Именно этот сотрудник является «хранителем очага» компании и именно он знает, как поступать после полученного распоряжения руководителя, что «фирме надо то-то и то-то».

Набор функциональных обязанностей офис-менеджера в большинстве компаний стандартный. В крупных фирмах весь комплексный набор задач может быть разделен между разными сотрудниками. Иными словами, каждая отдельная компания самостоятельно решает, как ей удобнее и экономичнее организовать обеспечение жизнедеятельности офиса.

Любой компании, будь то транснациональная корпорация или малое предприятие со штатом в два человека, необходим офис. Ведь офис, это не только то место, где мы проводим переговоры с партнерами и принимаем клиентов, но и место, где ведется повседневная кропотливая работа сотрудниками компании, направленная на развитие и процветание нашего бизнеса.

Задумайтесь, ведь если из нашей жизни вычесть время, отведенное на сон, то окажется, что большую часть своего времени мы проводим в офисе, выполняя нашу повседневную работу. И ведь никто из нас не хочет провести большую часть своей жизни в сыром и темном подвале. Следовательно, задумываясь о том, чтоб снять офис недорого , необходимо помнить что офис, по сути, является вторым домом для его сотрудников, и наличие исправной инженерной инфраструктуры (вентиляции, электроснабжения, отопления, водоснабжения, подключения к Интернету и т.д.) играет не последнюю роль в обеспечении его устойчивого и успешного функционирования.

«Обеспечение функционирования офиса» - эта фраза, зачастую, фигурирует под номером один в должностных обязанностях офис-менеджера. Давайте же разберемся, что скрывается под этой сухой фразой, и что необходимо обеспечить для организации нормального функционирования офиса:

• обеспечение соблюдения требований противопожарной безопасности;
• обеспечение безопасности персонала;
• обеспечение информационной безопасности;
• обеспечение услуг связи, интернета;
• обеспечение учета и контроля расходов на телефонные переговоры;
• организация работы транспорта;
• обеспечение курьерской связи;
• организация питания сотрудников;
• организация рабочих мест, эргономика;
• обеспечение необходимого уровня освещенности и параметров микроклимата;
• организация производственного контроля;
• организация сервисно-профилактических работ;
• организация проведения профилактического обслуживания и ремонта офисной техники;
• обеспечение наличия необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов;
• организация перемещения мебели;
• обеспечение вывоза мусора;
• организация уборки помещений;
• организация ведения учета посетителей;
• организация поездок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта.

И это далеко не полный список мероприятий, необходимых для успешной работы офиса

Организация и контроль работы офиса – это непрерывный рабочий процесс. Он должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Но зачастую, далеко не всегда офис-менеджеру под силу обеспечить в полной мере выполнение всех мероприятий, для обеспечения бесперебойной работы офиса. Многие факторы просто неподвластны ему.

Ведь обеспечение бесперебойной работы систем вентиляции, электроснабжения, водоснабжения, отопления и других инженерных систем; обеспечение охраны и пожарной безопасности; содержание в чистоте и исправном состоянии лифтов и мест общего пользования – это те факторы, выполнение которых лежит тяжким грузом на плечах собственника арендуемого офиса. При этом они оказывают немалое влияние на устойчивое функционирование офиса, и как следствие на развитие и процветание бизнеса.

Арендуя офис в офисном центре, обратите особое внимание на то, в каком состоянии содержится здание, и удостоверьтесь в том, что собственник прилагает все усилия для обеспечения комфортной работы Вашего офиса, и только тогда вы сможете быть уверены в плодотворной работе и грядущих успехах Вашего бизнеса.